كيف تختار أفضل برنامج إدارة الملفات: خيارات فعالة لعمل أكثر تنظيمًا

هل ما زلت تعاني من أجل العثور على ملف قديم؟ أو لعله ملف جديد حفظته في مكان خاطئ ثم نسيته؟ هل يضايقك أن يعمل زملاؤك على ملفاتك المخزنة على خادم الشركة دون الرجوع إليك؟ هل تعبت من البحث بين ملفات عديدة تحمل الاسم نفسه؟ بالتأكيد لست وحدك…

ولكن… ما مدى خطورة الأمر؟

إذا كانت هذه المشكلات التقليدية تمثل عنصر قلق كبير داخل منشأتك فأنت بالتأكيد تحتاج إلى برنامج لإدارة الملفات. ولكن أي برنامج تختار؟ وكيف تختار البرنامج المناسب؟ ما هي العوامل التي يلزم التحقق منها حتى تتيقن من صحة اختيارك؟

في هذا المقال نجيب عن تساؤلاتك بالتفصيل، ونرشدك إلى كيفية اختيار برنامج إدارة الملفات الأنسب لاحتياجاتك.

جدول المحتويات:

• ماذا نقصد ببرنامج إدارة الملفات؟
• العوامل الأساسية لتقييم واختيار برنامج إدارة الملفات
  • الأمان
  • قابلية التوسع
  • التكاملية
  • سهولة الاستخدام
  • الدعم الفني والصيانة
  • التكلفة
• عوامل إضافية يجب أخذها في الاعتبار
  • خيارات التخزين السحابي
  • خواص إدارة الإصدارات المتعددة
  • الأتمتة
  • إمكانية الوصول عن بُعد عبر الأجهزة الذكية
• أنواع برامج إدارة الملفات
  • نظم إدارة المحتوى (CMS)
  • نظم إدارة محتوى المؤسسة (ECM)
  • نظم تصوير المستندات
  • نظم إدارة السجلات (RMS)
  • نظم إدارة سير العمل
  • نظم إدارة الجودة (QMS)
  • نظم إدارة البريد الإلكتروني
  • نظم إدارة ملفات الموارد البشرية

ماذا نقصد ببرنامج إدارة الملفات؟

برامج إدارة الملفات هي حلول حديثة تمكن المؤسسات من إدارة مستنداتها الرقمية وتنظيمها ومشاركتها بكفاءة وأمان، مثل ملفات PDF وملفات معالجة النصوص وجداول البيانات والعروض التقديمية أو الرسومات والمسح الضوئي الرقمي للمحتوى الورقي. توفر هذه الأنظمة مستودعًا مركزيًا لجميع المستندات الإلكترونية، مما يسهل وصول المستخدمين المصرح لهم إليها.

تتضمن برامج إدارة الملفات عادة ميزات أساسية مثل إدارة المستندات والتحكم فيها وإدارة أصول المعلومات والميزات المتقدمة مثل التحكم في المراجعة ووضع علامات على بيانات التعريف والبحث والاسترجاع وأتمتة سير العمل. تتيح هذه الميزات للمستخدمين العثور على المستندات الصحيحة والوصول إليها بسهولة ومشاركتها. على سبيل المثال، يمكن للمستخدمين استخدام برنامج إدارة الملفات لتتبع حالة المستند وإعداد التنبيهات وتوجيه المستندات تلقائيًا للمراجعة والموافقة عليها.

باستخدام نظم إدارة الملفات يمكنك تحسين التعاون والإنتاجية، وتقليل مخاطر الأخطاء وفقدان البيانات، وضمان الامتثال للمتطلبات التنظيمية.

العوامل الأساسية لتقييم واختيار برنامج إدارة الملفات

الأمان

يعد الأمان أحد أهم العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار برنامج إدارة الملفات. من المحتمل أن يحتوي برنامج إدارة الملفات الخاص بك على معلومات حساسة، مثل المستندات السرية أو بيانات العملاء أو السجلات المالية. يعد اختيار نظام يوفر تدابير أمنية قوية لحماية هذه المعلومات من الوصول غير المصرح به أو الانتهاكات أو فقدان البيانات أمرًا بالغ الأهمية. عند تقييم أمان برنامج إدارة الملفات يجب مراعاة العوامل التالية:

• التخزين الآمن: ابحث عن نظام يوفر خيارات تخزين آمنة، مثل تشفير البيانات، لحماية مستنداتك من الوصول غير المصرح به أو العبث.
• عناصر التحكم في الوصول: من الضروري يوفر برنامج إدارة الملفات الخاص بك عناصر تحكم في الوصول إلى الملفات، مثل الأذونات المستندة إلى الأدوار الوظيفية أو المصادقة متعددة العوامل، لضمان أن المستخدمين المصرح لهم فقط هم من يمكنهم الوصول إلى مستندات أو معلومات معينة.
• التشفير: اختر نظامًا يستخدم التشفير لحماية بياناتك أثناء نقلها عبر الإنترنت أو تخزينها على الخوادم.
• النسخ الاحتياطي والاسترداد: قم بتقييم إمكانات النسخ الاحتياطي والاسترداد لبرنامج إدارة الملفات لضمان حماية بياناتك في حالة وقوع حدث غير متوقع، مثل كارثة طبيعية أو هجوم إلكتروني.

مراعاة التدابير الأمنية القوية عند اختيار برنامج إدارة الملفات يمَكِّنك من حماية معلوماتك الحساسة وتقليل مخاطر اختراق البيانات أو فقدانها.

قابلية التوسع

تعد قابلية التوسع معيارًا مهمًا لاختيار برنامج إدارة الملفات. أهمية أن يكون برنامج إدارة الملفات قابلًا للنمو والتوسع بالتوازي مع نمو حجم أعمالك وتطورها يعني أن البرنامج يمكنه استيعاب أعداد متزايدة من المستندات والمستخدمين.

هناك العديد من الفوائد لاختيار برنامج قابل للتطوير لإدارة الملفات: أولًا فهو يغنيك عن الحاجة إلى التبديل إلى نظام جديد في المستقبل لملائمة توسع حجم عملك، وهو ما من شأنه أن يوفر كثيرًا من الوقت والموارد والمال ويقلل من تعطيل العمل. يمكن أن يساعدك برنامج إدارة الملفات القابل للتوسع في استيعاب الموظفين أو العملاء أو المشاريع الجديدة ودعم مؤسستك أثناء توسعها. عند تقييم قابلية برنامج إدارة الملفات للتوسع، يمكنك الاستناد إلى العوامل التالية:

• عدد المستخدمين: كم عدد المستخدمين الذين يمكن للنظام دعمه؟ هل ستتمكن من إضافة المزيد من المستخدمين مع نمو مؤسستك؟
• حجم المستندات: هل يمكن للنظام التعامل مع حجم متزايد من المستندات، مثل العقود الجديدة أو الفواتير أو التقارير؟
• حجم المؤسسة: هل النظام مناسب للمؤسسات الصغيرة أو المتوسطة أو الكبيرة؟ هل يمكن أن تلبي الاحتياجات الخاصة لمؤسستك، مثل الأقسام أو المواقع المتعددة؟
• خيارات التخصيص: هل يقدم النظام خيارات التخصيص، مثل القدرة على إنشاء حقول مخصصة أو عمليات سير عمل لتلبية الاحتياجات المحددة لمؤسستك؟

مع أخذ تلك العوامل في الاعتبار يمكنك اختيار برنامج إدارة الملفات قابل للتوسع وفقًا لاحتياجات منشأتك ونمو أعمالك.

التكاملية

ويقصد بها قابلية برنامج إدارة الملفات للتكامل مع برامج أخرى ذات صلة، ولا شك إن تكاملية برنامج إدارة الملفات تعد من أهم النقاط الحاسمة في عملية اختيار البرنامج. يفترض ببرنامج إدارة الملفات أن يساعدك على تجنب الحاجة إلى أنظمة متباينة متعددة، والتي ربما تكون مربكة وتستغرق وقتًا طويلاً في إدارتها. بدلًا من ذلك، يمكنك إدارة جميع مستنداتك من موقع مركزي واحد، مما يحسن الكفاءة والإنتاجية، كما يمكن أن تساعدك التكاملية على تبسيط العمليات وتجنب ازدواجية الجهود. عند تقييم إمكانات التكامل لبرنامج إدارة الملفات يجب مراعاة العوامل التالية:

• التوافق مع الأنظمة الحالية: هل يمكن أن يتكامل برنامج إدارة الملفات مع الأنظمة والبرامج التي يستخدمها عملك بالفعل، مثل نظام إدارة علاقات العملاء CRM أو نظام تخطيط الموارد ERP أو برنامج إدارة المشاريع؟
• خيارات التخصيص: هل يوفر برنامج إدارة الملفات خيارات التخصيص، مثل القدرة على إنشاء حقول مخصصة أو إجراءات لسير العمل لتلبية الاحتياجات المحددة لمنشأتك؟
• الدعم: هل يقدم البائع/ مزود الخدمة الدعم والموارد لمساعدتك في دمج نظام إدارة الملفات مع أنظمتك الحالية؟

يمكنك تحسين الكفاءة وتبسيط العمليات عن طريق اختيار نظام إدارة الملفات الذي يتكامل بسلاسة مع أنظمتك وبرامجك الأخرى.

سهولة الاستخدام

يجب أن يكون نظام إدارة الملفات سهل الاستخدام وبديهيا لجميع أعضاء الفريق. يمكن أن تساعد الواجهة سهلة الاستخدام والتعليمات الواضحة المستخدمين على تعلم كيفية استخدام النظام بسرعة والعثور على ما يحتاجون إليه دون صعوبة. هذا يمكن أن يوفر الوقت ويُحسّن الإنتاجية. خلال تقييم سهولة الاستخدام في عملية اختيار برنامج إدارة الملفات يجب مراعاة العوامل التالية:

• الواجهة: هل الواجهة غير مزدحمة ويسهل التنقل خلالها؟ هل هي مخططة بشكل منطقي وتعتمد مسميات واضحة؟
• التعليمات: هل هناك تعليمات واضحة حول كيفية استخدام النظام، مثل دليل المستخدم أو البرنامج التعليمي؟
• دعم المستخدم: هل يقدم المورد موارد الدعم، مثل المواد التدريبية أو دعم المجتمع عبر الإنترنت، لمساعدة المستخدمين على تعلم كيفية استخدام النظام؟

الدعم الفني والصيانة

كما هو الحال مع أي تقنية، ستكون هناك أوقات تحتاج فيها إلى الدعم والصيانة لبرنامج إدارة الملفات الخاص بك. من المهم اختيار نظام يقدم خدمات دعم وصيانة شاملة، بما في ذلك التحديثات المنتظمة والقدرة على استكشاف أي مشكلات قد تنشأ وإصلاحها بسهولة. عند تقييم خيارات الدعم والصيانة لبرنامج إدارة الملفات يجب مراعاة العوامل التالية:

• الدعم الفني: هل يقدم البائع الدعم الفني وموارد التدريب والدعم المجتمعي عبر الإنترنت لمساعدتك في تحقيق أقصى استفادة من نظامك؟
• الصيانة: هل يقدم البائع تحديثات منتظمة وخدمات صيانة للحفاظ على تشغيل نظامك بسلاسة ومعالجة أي مشكلات قد تنشأ؟
• التخصيص: هل يقدم النظام خيارات التخصيص، مثل القدرة على إنشاء حقول مخصصة أو مسارات عمل لتلبية الاحتياجات المحددة لمنشأتك؟

التكلفة

التكلفة عامل يجب مراعاته دائمًا عند اختيار برنامج إدارة الملفات. من الضروري تحديد ميزانيتك والبحث عن برنامج يوفر الميزات والوظائف التي تحتاجها بسعر في حدود إمكانياتك. عند تقييم تكلفة برنامج إدارة الملفات، يجب مراعاة العوامل التالية:

• التكاليف المسبقة: ما هي التكاليف الأولية لشراء النظام أو إعداده، مثل متطلبات الأجهزة والبرامج أو رسوم التثبيت؟
• رسوم الاشتراك: تعتمد العديد من خدمات برامج إدارة الملفات على الاشتراك، مما يعني أنك ستحتاج إلى دفع رسوم شهرية أو سنوية للوصول إلى النظام. يمكن أن تختلف هذه الرسوم بشكل كبير، لذلك من المهم مراعاة تكلفة الاشتراكات لأنظمة مختلفة بعناية.
• ميزات إضافية: تقدم بعض برامج إدارة الملفات ميزات أو وظائف إضافية قد تأتي بتكلفة إضافية. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى دفع مبلغ إضافي مقابل إمكانات سير العمل المتقدمة أو أدوات التعليقات التوضيحية للمستندات أو التكامل مع الأنظمة الأخرى.
• الصيانة والدعم: قد يفرض بعض البائعين رسوما على الصيانة أو الدعم أو تحديثات النظام. من المهم أن تفهم ماهية هذه التكاليف وما إذا كانت مدرجة في الاشتراك.

عوامل إضافية لتقييم وترجيح اختيار برنامج إدارة الملفات

لا شك أن العوامل الأساسية المذكورة سابقًا تعد المحددات الأساسية للوصول إلى قرار سليم بشأن اختيار برنامج إدارة الملفات المناسب لمنشأتك. إلا أن هناك عوامل إضافية ربما تكون أقل أهمية، ومع ذلك يصعب إغفالها في جميع الأحوال، ومن بينها:

خيارات التخزين السحابي

في الأغلب تكون غرف الخوادم الرئيسية داخل الشركات مؤمنة بشكل جيد ضد مخاطر التلف العرضي مثل الحرائق وتسرب المياه وغير ذلك، إلا أن ذلك لا يعني بالضرورة الأمان التام والمطلق، لذلك يظل خيار التخزين السحابي هو الأكثر أمانًا في المجمل. لذلك فإن برامج إدارة الملفات المدعومة بالتخزين السحابي قد تكون لها أفضلية عن برامج أخرى ما زالت تعتمد على التخزين في الخوادم المحلية.

خواص إدارة الإصدارات المتعددة

تعد إدارة الإصدارات المتعددة جزءًا أساسيًا من برامج إدارة الملفات المتطورة، والتي تتيح تتبُّع الإصدارات المختلفة من الوثائق والتغييرات التي أجريت عليها من خلال آليات التحكم المناسبة، لذلك يجب أن يكون برنامج إدارة الملفات قادرًا على حفظ (واسترجاع) تكرارات متعددة للمستندات تلقائيًا مع وسم زمني يشير إلى وقت إنشاء كل إصدار أو تعديله. تتيح خواص إدارة الإصدارات معرفة الشخص الذي أجرى التغيير ومتى. بعد كل تعديل، يجب أن تظل الإصدارات السابقة للوثيقة متاحة للتشاور والمقارنة، في حين أن الأحدث هو الإصدار المقترح تلقائيًا للتعامل معه.

الأتمتة

يجب أن يوفر برنامج إدارة الملفات ميزات أتمتة تعمل على تبسيط العمليات وتوفير الوقت وتقليل الأخطاء اليدوية. يجب أن تكون العمليات متوائمة مع احتياجات عمل الشركة. يجب أن يكون المسؤولون قادرين على إنشاء خطط سير العمل المعقدة أو إدارتها أو استيرادها أو تصديرها بسرعة، مع إمكانية تنفيذ العديد من العمليات تواليًا أو بالتوازي. عندما تتوافر خيارات الأتمتة المناسبة يمكن تنفيذ العديد من المهام التي كان يتم إجراؤها يدويًا في نظم العمل التقليدية، مثل تنظيم الملفات، واصطلاحات التسمية، وتحويل صيغ الملفات، وجدولة التنبيهات والإشعارات آليًا باستخدام أتمتة سير العمل، مما يسمح للموظفين بالمشاركة في أنشطة ذات قيمة أعلى، وبالتالي ستكون إدارة الملفات أسرع وأكثر كفاءة.

إمكانية الوصول عن بُعد عبر الأجهزة الذكية

بينما أصبح التنقل أمرًا بالغ الأهمية بشكل متزايد في عالم العمل وخارجه. سواء إن كنا نتحدث عن موظف يعمل عن بعد، أو محترفًا يسافر دائمًا إلى مواقع مختلفة وغالبًا ما يحضر اجتماعات خارج المكتب، أو مجرد مستخدم يريد التحقق من جزء من البيانات أثناء التنقل، لذا فمن الضروري أن يتمكن المستخدمون من الوصول بسهولة إلى المستندات متى احتاجوا إلى ذلك. يجب أن توفر أنظمة إدارة المستندات المثالية إمكانات الوصول عبر الهاتف المحمول والأجهزة الذكية دون المساس بالأمان. تعمل مرونة الوصول إلى المستندات أثناء التنقل على تحسين الإنتاجية والتعاون بغض النظر عن مكان وجود المستخدمين.

أنواع برامج إدارة الملفات

نظم إدارة المحتوى (CMS)

نظام إدارة المحتوى Content Management System (CMS) هو أداة تُستخدم لتخزين المحتوى الرقمي وإدارته مركزيًا، مما يتيح للمستخدمين المختلفين التعاون فيه. بالإضافة إلى ذلك، فإنه يوفر إدارة الإصدار وسير عمل آلي لتسريع عمليات المنشأة وتحسينها.

نظم إدارة محتوى المؤسسة (ECM)

تتعامل أنظمة إدارة محتوى المؤسسة Enterprise Content Management System (ECMs) مع المحتوى الخاص بالمؤسسة استنادا إلى مهام سير العمل والعمليات وقواعد العمل الخاصة بالمؤسسة. باستخدام أنظمة إدارة محتوى المؤسسة يتم الاحتفاظ بالبيانات غير المهيكلة مثل مستندات Word وجداول بيانات Excel وملفات PDF والصور الممسوحة ضوئيًا وإتاحتها للأفراد المناسبين في الوقت المناسب.

نظم تصوير المستندات

يشير تصوير المستندات إلى ممارسة “رقمنة” المستندات المطبوعة. تصوير المستندات هو-بعبارات أبسط- عملية استخدام ماسح ضوئي للحصول على نسخ مصورة خالية من العيوب لمستنداتك، والتي يمكنك لاحقًا حفظها إلكترونيًا بدلًا من حفظها ورقيًا.

توفر بعض نظم تصوير المستندات المتطورة للمؤسسات وسائل مسح المستندات بسرعة كبيرة ودقة أكبر، مع إمكانية استخلاص محتوى المستندات وتحويله إلى نصوص مكتوبة من خلال آلية الإدراك البصري للحروف OCR.

نظم إدارة السجلات (RMS)

الغرض من نظام إدارة السجلات Records Management System (RMS) هو تنظيم إنشاء البيانات وحفظها واستلامها والتخلص منها، بغض النظر عن شكلها. تم تصميم هذه الأنظمة لتخزين السجلات والاحتفاظ بها، وجعلها قابلة للاسترداد بسهولة. يتم استخدام نظم إدارة السجلات عادة من قبل الأنشطة التي تحتاج للتنظيم الشديد والدقيق بما في ذلك القطاعات القانونية والرعاية الصحية والحكومية.

نظم إدارة سير العمل

يُستخدم نظام إدارة سير العمل Workflow Management System لتحديد وأتمتة المعاملات التجارية للشركة وتطويرها من أجل زيادة الإنتاجية وتقليل الأخطاء وتعزيز الكفاءة. يتكون نظام سير العمل من عدد عشوائي من المراحل المحددة مسبقًا وقد يتضمن مشاركين محددين مسبقًا. يتمتع المسؤولون عن إدارة سير العمل بفرصة تقليل الاختناقات وتعزيز الرؤية في التدفق.

نظم إدارة الجودة (QMS)

نظام برنامج إدارة الجودة Quality Management System (QMS) الخاص بالمنشأة هو نظام مركزي يساعد في عملية إدارة الجودة، والتي قد تتضمن إجراءات تصحيحية وإدارة التدقيق ومراقبة المستندات وإدارة التغيير.

نظم إدارة البريد الإلكتروني

يتعامل نظام إدارة البريد الإلكتروني مع عدد كبير من رسائل البريد الإلكتروني لإجراءات الشركة. من خلال استخدام المعايير المحددة من قبل المستخدم، حيث ينظم ويتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والمرفقات الفردية. علاوة على ذلك، تقدم أنظمة إدارة البريد الإلكتروني حلول أرشفة البريد الإلكتروني وميزات التعرف التلقائي لفهرسة اتصالات البريد الإلكتروني والمرفقات. كما أنه يصنف معلومات العمل المهمة، ويخزن جميع البيانات في موقع واحد يمكن البحث فيه بسهولة.

نظم إدارة ملفات الموارد البشرية

برنامج إدارة مستندات الموارد البشرية هو نظام يسهل التقاط وتخزين وإدارة الأعمال الورقية الحيوية للموظفين في الشركة. توفر هذه أنظمة الملفات الإلكترونية لتخزين مستندات الموارد البشرية المهمة، ويسمح نظام إدارة الموارد البشرية مع البحث من خلال خواص الإدراك البصري للحروف OCR باسترجاع محتوى المستندات بسهولة، كما تأتي هذه النظم مع خيارات أمان متنوعة قائمة على الأدوار وتسمح بمراقبة الامتثال على جميع المستويات.

وختامًا..

اختيار برنامج إدارة الملفات المناسب ليس مجرد قرار تقني، بل هو استثمار في كفاءة مؤسستك وأمن بياناتها. سواء كنت تبحث عن حل بسيط لإدارة المستندات اليومية أو نظام متكامل يدعم عملياتك المعقدة، فإن الموازنة بين العوامل مثل الأمان، التكلفة، التكامل، وسهولة الاستخدام ستمنحك الحل الأمثل. تذكر أن البرنامج الجيد ليس بالضرورة هو الأغلى أو الأكثر شهرة، بل هو الذي يتوافق مع احتياجاتك ويواكب تطور عملك. ابدأ بتقييم متطلباتك، جرب النسخ التجريبية إن أمكن، ولا تتردد في الاستفادة من تجارب الآخرين. لأن كل دقيقة توفرها في البحث عن الملفات، هي دقيقة إضافية تخصصها للإبداع والنمو!