تحديد نطاق المشروع وكتابة طلب تقديم العروض

هذه الدورة مناسبة لمجموعة متنوعة من الأفراد، بما في ذلك الطلاب المتخرجين المهتمين بدخول مجال الاستشارات، والمهنيين في بداية مسيرتهم المهنية الذين يسعون لتعزيز مهاراتهم الاستشارية، وحتى المستشارين ذوي الخبرة الذين يرغبون في تحسين خبراتهم.​

تم تصميم الدورة لتكون ذاتية التعلم، مما يسمح لك بالتعلم وفقًا لراحتك والتقدم عبر الوحدات وفقًا لجدولك الزمني. ستكون هناك أيضًا فرص للتفاعل مع مستشارين ذوي خبرة من خلال المناقشات.​

نعم، بعد إكمال الدورة، سيكون لديك وصول مستمر إلى مواد الدورة، والإرشادات، والقوالب، والأدوات الأخرى، مما يسمح لك بمراجعة المحتوى وإعادة زيارته حسب الحاجة.​

طلب تقديم العروض (RFP) هو وثيقة رسمية تُستخدم لطلب عروض من موردين أو مزوّدي خدمات لتنفيذ مشروع معيّن، وتحتوي على تفاصيل فنية وتنظيمية تساعد في تقييم الحلول المقترحة.
تُستخدم هذه الأداة عندما تكون الحاجة أكبر من مجرد الحصول على أسعار، مثل المشاريع المعقّدة أو التي تتطلب حلولًا متعددة، أو عند وجود متطلبات فنية وتعاقدية دقيقة. تساعد الـ RFP على مقارنة العروض بموضوعية واختيار الأنسب من حيث الجودة، الكفاءة، والتكلفة.

نطاق المشروع هو وثيقة رسمية تُحدّد بدقة ما سيتم تنفيذه ضمن المشروع، وما يُعد خارج حدوده. ويتضمن ذلك الأهداف، والمخرجات المتوقعة (Deliverables)، والقيود، والافتراضات الأساسية.
يُعد تحديد نطاق المشروع خطوة جوهرية، لأنه يمنع التوسع غير المخطط له (Scope Creep)، ويضمن وضوح الأدوار والمسؤوليات، كما يُسهّل عمليات المتابعة والتقييم وضبط الموارد طوال دورة حياة المشروع.

• نطاق المشروع (Project Scope): المفهوم العام الذي يحدد ما يجب إنجازه ضمن المشروع، بما في ذلك الأهداف والمخرجات الرئيسية.
• بيان نطاق المشروع (Scope Statement): وثيقة تفصيلية تُوضح ما يقع داخل نطاق المشروع وما هو خارجه، وتشمل المتطلبات، القيود، الافتراضات، والمخرجات المتوقعة بدقة.
• وثيقة طلب تقديم العروض (Request For Proposal): وثيقة رسمية تُرسل إلى الموردين أو الجهات المنفذة المحتملة، وتتضمن بيان نطاق المشروع، ومتطلبات التنفيذ، ومعايير التقييم، وشروط التعاقد، بهدف الحصول على عروض تنافسية لتنفيذ المشروع.

كل وثيقة تخدم غرضًا محددًا ضمن دورة حياة المشروع، ويكمل بعضها البعض لتحقيق وضوح واتساق في التنفيذ.

نموذج طلب تقديم العروض الجاهز هو قالب عام يحتوي على الهيكل الأساسي لأي RFP، مثل: المقدمة، نطاق العمل، الأسئلة الموجهة للموردين، ومعايير التقييم. يُستخدم كنقطة انطلاق لأي مشروع. أما الـ RFP المُخصص، فيتم تعديله ليتوافق مع طبيعة المشروع والقطاع المستهدف، ويتضمن تفاصيل دقيقة حول الأهداف، المخرجات المطلوبة، والقيود أو التحديات المحتملة.

يتضمن بيان نطاق المشروع عدداً من العناصر الأساسية التي تضمن وضوح الرؤية ودقة التنفيذ، وتشمل:

• وصف المشروع: نظرة عامة توضح خلفية المشروع وطبيعته.
• الأهداف الرئيسية: ما يسعى المشروع إلى تحقيقه بشكل محدد وقابل للقياس.
• قائمة المخرجات (Deliverables): المنتجات أو النتائج النهائية التي يجب تسليمها.
• ما هو خارج النطاق (Out of Scope): الجوانب التي لا يشملها المشروع، لتجنّب الالتباس أو التوسع غير المقصود.
• الافتراضات والقيود: العوامل التي يُبنى عليها التخطيط، مثل توفر الموارد أو المهل الزمنية.
• معايير قبول العمل (Acceptance Criteria): الشروط التي يجب توفرها لاعتماد المخرجات على أنها مكتملة وقابلة للتسليم.

إعداد بيان نطاق دقيق هو خطوة أساسية لضمان التزام الفريق، وضبط التوقعات، وتفادي الانحراف عن أهداف المشروع.

يُعد طلب تقديم العروض (RFP) أداة استراتيجية تضمن وضوح المتطلبات الفنية والمالية والتنظيمية منذ البداية، مما يساعد المؤسسات على:

• تقييم الموردين بناءً على معايير موحّدة تضمن عدالة المقارنة.
• تقليل المخاطر الناتجة عن سوء الفهم أو غموض التوقعات.
• تعزيز الشفافية والمصداقية في عمليات الشراء والتعاقد.
• تسهيل اتخاذ قرار مستنير باختيار العرض الأمثل من حيث الجودة والتكلفة والقيمة المضافة.

بفضل الـ RFP، تصبح عملية التعامل مع الموردين أكثر احترافية وفعالية ومواءمة مع أهداف المشروع.

من الأخطاء التي قد تُضعف جودة نطاق المشروع أو فعالية الـ RFP:

• عدم تحديد الأهداف بدقة، مما يؤدي إلى غموض في التوجه والتنفيذ.
• إهمال توضيح ما هو خارج النطاق، مما يزيد احتمالية التوسع غير المخطط (Scope Creep).
• تجاهل القيود الفنية أو الزمنية، مما قد يُربك الجهات المنفذة ويؤثر على الالتزام.
• صياغة أسئلة غامضة أو مفتوحة بشكل مبالغ فيه في RFP، مما يحد من دقة العروض المقدمة.
• عدم إدراج معايير تقييم واضحة، مما يصعّب عملية المقارنة واتخاذ القرار.

تجنّب هذه الأخطاء يضمن وضوح التوقعات، ويُحسن فرص الحصول على عروض مناسبة، وتنفيذ مشروع ناجح من جميع الجوانب.

تزوّدك هذه الدورة بمجموعة من المهارات التطبيقية التي تعزز كفاءتك المهنية، حيث ستتعلم كيفية:

• إعداد نطاق مشروع دقيق وقابل للتنفيذ، بما يضمن وضوح الأهداف والمخرجات.
• صياغة طلبات تقديم عروض (RFP) احترافية ومتكاملة، تعكس احتياجاتك بوضوح وتقنع الموردين المناسبين.
• تجنب الثغرات القانونية والتنظيمية، مما يقلل من المخاطر في عمليات التعاقد.
• تبني معايير تقييم متوازنة وموضوعية، تسهّل اتخاذ قرارات عادلة ومدروسة.
• فهم العلاقة بين إدارة النطاق ونجاح التنفيذ، مما يمكّنك من قيادة مشاريع أكثر كفاءة ونتائج ملموسة.

الدورة مصممة لتمنحك أدوات عملية تطبقها مباشرة في بيئة عملك، سواء في المشاريع أو المشتريات.

الدورة مصممة لتناسب جميع المستويات، حيث تبدأ من المفاهيم الأساسية وتُبنى تدريجيًا حتى تغطي أدوات وأساليب احترافية تُستخدم فعليًا في الشركات والمنشآت. سواء كنت في بداية مسيرتك المهنية أو تمتلك خبرة سابقة، ستجد في محتوى الدورة ما يعزز معرفتك ويطوّر مهاراتك بشكل عملي وملموس.

نعم، توفر لك الدورة مجموعة من القوالب الاحترافية القابلة للتخصيص، يمكنك استخدامها مباشرة في بيئة عملك، وتشمل:

• نموذج بيان نطاق المشروع (Scope Statement)
• قالب طلب تقديم العروض (RFP Template)
• قائمة أسئلة جاهزة لتقييم العروض
• نموذج معايير تقييم العروض (Scoring Matrix)

تساعدك هذه الأدوات على تسريع العمل، وضمان الاحترافية، وتفادي الأخطاء الشائعة في إعداد المستندات الأساسية للمشاريع والمشتريات.

لكتابة نطاق مشروع فعّال ودقيق، يُنصح باتباع الخطوات التالية:

1. فهم المتطلبات بشكل شامل من جميع الأطراف المعنية بالمشروع.
2. تحديد أهداف المشروع بوضوح وبطريقة قابلة للقياس.
3. تحديد المخرجات النهائية (Deliverables) التي يجب تسليمها عند انتهاء المشروع.
4. توضيح ما هو خارج نطاق المشروع (Out of Scope) لتجنّب أي التباس أو توسّع غير مخطط.
5. تحديد الافتراضات والقيود التي قد تؤثر على تنفيذ المشروع.
6. وضع معايير القبول (Acceptance Criteria) التي تُعتمد لتقييم جاهزية وتسليم المخرجات.

لتقديم عرض سعر احترافي استجابةً لطلب تقديم العروض (RFP)، يُفضل اتباع الخطوات التالية:

• قراءة RFP بعناية لفهم المتطلبات الفنية والتجارية بدقة.
• استخدام قالب عرض سعر منظم يُفصّل تكلفة كل بند من بنود العمل بشكل شفاف.
• توضيح الشروط التجارية بوضوح، مثل مدة التنفيذ، شروط الدفع، وأي بنود تعاقدية.
• إرفاق ملحق تقني يوضح تفاصيل إضافية في حال وجود حلول مبتكرة أو أدوات داعمة.
• الالتزام بالموعد النهائي لتقديم العرض حسب ما هو مذكور في وثيقة RFP، مع ضمان تنسيق العرض وفقًا للإرشادات.

سيساعدك هذا النهج على تعزيز فرصك في الفوز بالمنافسة، ويعكس احترافية مؤسستك أمام الجهات الطالبة.