تحديد نطاق المشروع وكتابة طلب تقديم العروض (الجزء الثاني)

هذه الدورة مناسبة لمجموعة متنوعة من الأفراد، بما في ذلك الطلاب المتخرجين المهتمين بدخول مجال الاستشارات، والمهنيين في بداية مسيرتهم المهنية الذين يسعون لتعزيز مهاراتهم الاستشارية، وحتى المستشارين ذوي الخبرة الذين يرغبون في تحسين خبراتهم.​

تم تصميم الدورة لتكون ذاتية التعلم، مما يسمح لك بالتعلم وفقًا لراحتك والتقدم عبر الوحدات وفقًا لجدولك الزمني. ستكون هناك أيضًا فرص للتفاعل مع مستشارين ذوي خبرة من خلال المناقشات.​

نعم، بعد إكمال الدورة، سيكون لديك وصول مستمر إلى مواد الدورة، والإرشادات، والقوالب، والأدوات الأخرى، مما يسمح لك بمراجعة المحتوى وإعادة زيارته حسب الحاجة.​

نطاق المشروع هو الإطار الذي يُحدّد جميع الأعمال المطلوبة لإنجاز المشروع وتحقيق أهدافه بنجاح. من خلاله، يتم توضيح ما يدخل ضمن حدود المشروع وما يُستبعد منه، مما يساعد على ضبط التوقعات منذ البداية. وتكمن أهميته في الوقاية من زحف النطاق (Scope Creep) – أي التوسع غير المخطط في متطلبات المشروع – وضمان تسليم النتائج المتفق عليها ضمن الوقت والميزانية المحددين. فهم نطاق المشروع بدقة هو خطوة أساسية لضمان تنفيذ فعّال وتحقيق القيمة المرجوّة.

الوثيقة التي تُحدّد نطاق المشروع وتُستخدم في التعامل مع الموردين تُعرف بـوثيقة نطاق المشروع أو بيان نطاق العمل SOW. وغالبًا ما تكون جزءًا أساسيًا من وثائق طلب تقديم العروض (RFP)، حيث توضح تفاصيل العمل المطلوب، والمهام، والمخرجات المتوقعة، والمعايير الزمنية والفنية، لضمان وضوح التوقعات بين جميع الأطراف.

تركّز إدارة نطاق المشروع على تحديد نطاق العمل المطلوب تنفيذه، من خلال تعريف ما سينفذ ضمن المشروع وما سيتم الاستغناء عنه، بما يضمن توافق جميع الأطراف حول الأهداف والمخرجات.
أما طلب تقديم العروض (RFP)، فهو وثيقة رسمية تُستخدم لاحقًا لعرض هذا النطاق على الموردين المحتملين، بهدف اختيار الجهة الأنسب لتنفيذه. ببساطة، إدارة النطاق تُحدّد ماذا نريد، بينما الـRFP تُساعدنا في اختيار من سينفذ ذلك.

عادةً ما يتولى مدير المشروع مسؤولية إعداد نطاق عمل المشروع، بالتعاون الوثيق مع أصحاب المصلحة لضمان توافق التوقعات حول ما سيتم إنجازه. وفي حال كان النطاق جزءًا من وثيقة طلب تقديم العروض (RFP)، تُراجع النسخة النهائية من قِبل الإدارة العليا أو فريق المشتريات، لضمان دقتها وملاءمتها للجهات الخارجية.

يشير نطاق المنتج إلى الخصائص والمميزات والوظائف التي يجب أن تتوفر في المنتج أو الخدمة النهائية لتلبية احتياجات العميل أو المستخدم. أما نطاق المشروع، فيتعلق بجميع الأعمال والأنشطة التي يجب تنفيذها خلال المشروع من أجل تسليم هذا المنتج أو الخدمة بالشكل المطلوب. ببساطة، نطاق المنتج يحدّد ما الذي نريد تقديمه، بينما نطاق المشروع يحدّد كيف سنصل إليه.

لتفادي زحف النطاق، يجب أولًا تحديد نطاق العمل بالمشروع بشكل واضح ومفصل منذ البداية. بعد ذلك، لا بد من تطبيق عملية صارمة لإدارة التغييرات، تضمن مراجعة أي طلب جديد وتقييم أثره قبل اعتماده. كما يُعد التواصل المستمر مع أصحاب المصلحة ضروريًا لتوحيد التوقعات والحفاظ على تركيز الفريق على الأهداف المتفق عليها.

عندما يكون لديك بيان نطاق المشروع واضح، مدعوم بخريطة WBS مفصلة، ومراجَع من الأطراف المعنية، فهذا يعني أن ما هو نطاق المشروع قد تم تحديده باحتراف، ويمكن البناء عليه بثقة.

يُعد بيان نطاق المشروع المؤشر الأساسي. فإذا كان البيان مكتوبًا بوضوح، ومدعومًا بـهيكل تجزئة العمل (WBS) مفصل، وتمت مراجعته واعتماده من الأطراف المعنيّة، فهذا يعني أن نطاق العمل بالمشروع قد تم تحديده بدقة واحتراف، ويمكن الاستناد إليه بثقة في مراحل التنفيذ.

يتحقق التقيد بنطاق المشروع من خلال وجود بيان نطاق المشروع مفصل، وموافقة أصحاب المصلحة عليه، إلى جانب تفعيل آلية صارمة لإدارة التغييرات. كما أن وضوح نطاق العمل بالمشروع منذ البداية يقلل احتمالات الانحراف ويُسهم في إنجاز المهام ضمن الإطار الزمني والميزانية المحددة.

طبيعة نطاق عناصر المشروع تُعبّر عن الطريقة التي تُصنّف بها مكونات المشروع داخل نطاق العمل بالمشروع. وتشمل هذه العناصر الجوانب الفنية، الإدارية، الزمنية، والمالية، وتُعد أساسية عند إعداد بيان نطاق المشروع أو بناء هيكل تقسيم العمل (WBS)، لأنها تسهم في توضيح المهام والمخرجات المطلوبة بدقة.

تتضمن عمليات إدارة نطاق المشروع مجموعة من الخطوات الأساسية التي تضمن تنفيذ نطاق العمل بالمشروع بدقة وفاعلية، وهي:

• جمع المتطلبات: لتحديد ما يحتاجه أصحاب المصلحة.
• تعريف نطاق المشروع: لصياغة بيان نطاق المشروع بشكل واضح ومفصل.
• إعداد هيكل تقسيم العمل (WBS): لتقسيم المشروع إلى مكونات قابلة للإدارة.
• التحقق من النطاق: لضمان مطابقة النتائج مع ما تم الاتفاق عليه.
• مراقبة وضبط النطاق: للتحكم في التغييرات ومنع زحف النطاق.

هذه العمليات تشكّل الأساس لضمان تنفيذ المشروع ضمن نطاق العمل المحدد ووفق الأهداف الزمنية والمالية والجودة المطلوبة.

من أبرز الأخطاء: عدم وضوح نطاق العمل بالمشروع أو المتطلبات، وضع مواعيد نهائية غير واقعية، غياب معايير تقييم واضحة، التوسّع في تفاصيل غير ضرورية، وعدم إتاحة فرصة للموردين لطرح الأسئلة أو طلب التوضيحات. تجنُّب هذه الأخطاء يُسهم في الحصول على عروض أكثر دقة وجودة.